On peut imaginer un grand nombre d'états comptables ou de gestion
à partir de la balance générale d'une comptabilité (Comptes de Résultat, Bilan, etc).
C'est pourquoi il a été fait le choix de transférer la balance dans un tableur gérant les liaisons qui permet de créer facilement ces états.
Manuel en 3 parties:
-Premiers pas
-Élaboration de vos états personnalisés
-Quelques détails
Premiers Pas On suppose que le programme vergisc est actif avec le dossier de test et que les écritures de démos ont été enregistrées.
Afficher le répertoire (w)vergisc du logiciel qui contient le fichier Etats2012.ods.
Ouvrir le fichier Etats2012.ods avec un tableur (LibreOFFICE calc, OpenOffice calc, etc).
Message: Ce fichier contient des liens ....Doivent-ils être actualisés ?
Répondre 'OUI' (YES).
Vérifier que le feuillet 'lib' contient le plan comptable (Numéros comptes et Libellés)
et que le feuillet 'bal' contient la balance des comptes du dossier avec leur solde.
On active le feuillet 'resultat'.
Dans le cadre de la démonstration,
comme on a bien fait la liaison de la balance avec le tableur
on a bien répondu 'oui' à l'actualisation des liens au lancement du tableur
on doit retrouver le résultat de la sélection comptes 6 et 7 de l'étape 'premier pas'.
Encore un test de liaisons
Dans le tableur feuillet 'resultat' on mémorise le solde des comptes:
70, 44, 41, et résultat de l'exercice
Retour au programme vergisc en gardant le tableur ouvert.
Saisie Journal des ventes
date dans l'exercice, compte vvtva = crédit 1000
on modifie le compte 41 en un client (par exemple nestor)
on enregistre
Menu clic 'Liaisons
Selection : date fin = date fin d'exercice clic O.K
Nom du fichier : bal2012.csv
choix: Liaison Balance Tableur (csv)
click O.K
click O.K au message
Retour dans le tableur avec le fichier Etas2012.ods sur feuillet 'resultat'
Menu Edition -> Liens -> activation de la ligne (clic sur la ligne) bal2012.csv -> actualiser -> fermer
( version anglo-saxonne ..Edit -> Links -> acti.... -> update -> close)
Constater que les comptes 70, 44, 41 et résultat ont été mis à jour.
Retour au programme vergisc
Menu -> consultation
faire 4 selections séparées:
comptes 70, comptes 44, comptes 41, comptes 6 et 7
constater l'égalité des soldes dans le tableur et le dossier vergisc.
Élaboration de vos états personnalisés
Une astuce pour construire ses états.
Dans le tableur activation du feuillet 'test'.
2 cellules de la feuille ont le libellé 'inconnu'.
1er cas 'inconnu' dans la colonne C
on active la cellule à gauche sur la même ligne (colonne B) du libelle
et on saisit un numéro de compte de la balance avec un solde non nul.
par exemple compte 6064 -> libellé et solde apparaissent (solde dans la colonne à droite du libellé).
2eme cas 'inconnu' dans la colonne F
on active la cellule à gauche sur la même ligne (colonne E) du libelle
et on saisit un numéro de compte de la balance avec un solde non nul.
par exemple compte 70 -> libellé et solde apparaissent (solde dans la 2eme colonne à droite du libellé).
On fait une selection des cellules affichées et on recopie dans les lignes de dessous sur plusieurs lignes.
En modifiant le numéro de compte de chaque ligne on obtient les libellés et soldes correspondants.
En choisissant l'option qui nous convient et avec un peu de pratique du tableur, on voit que l'on peut facilement afficher un compte issu de vergisc avec libellé et soldes pour construire ses états.
Méthode la plus simple pour élaborer vos états personnalisés.
Vous avez déjà créé votre dossier vergisc (base de données *.db) avec un plan comptable et au moins quelques écritures pour pouvoir tester.
Faire une copie du fichier Etats2012.ods et le renommer xxxetatsNN.ods. (NN = année)
Générer vos propres fichiers de liaison csv balance (mabalNN.csv) et plan comptable (libco.csv).
Ouvrir le fichier xxxetatsNN.ods avec le tableur.
Message: Ce fichier contient des liens ....Doivent-ils être actualisés ?
Répondre 'OUI'
En principe la liaison a du réussir mais avec les fichiers de démonstration.
On veut faire la liaison avec les nouveaux fichiers csv.
Vérification plage du 'nom'. ( si plus de 500 comptes dans le plan comptable)
Dans le feuillet 'lib' on cherche la dernière ligne (9FIN) pour repérer le numéro de la dernière ligne.
Menu (du tableur) -> Insertion -> Noms -> Définir (manage ?) -> activer ligne 'libc'
( version anglo-saxonne insert -> Named expressions -> Manage -> )
Le nom 'libc' a pour plage $lib.$A$1:$B$500, c'est à dire colonnes A,B jusqu'à la ligne 500.
Si le numéro de la dernière ligne du feuillet 'lib' dépasse 500,
il faut ajuster la plage à ce numéro + une marge.
Dans ce cas on ajuste aussi la plage du nom 'bal':
$bal.$A$1:$E$500, remplacer 500 par le même numéro de ligne que celui du nom 'libc'.
On remarque un autre nom 'resu' qui est le nom de la cellule qui contient le solde du résultat comptable calculé et qui va servir dans tous les états qui font intervenir cette donnée.
feuillet 'resultat'.
Calcul du résultat comptable à partir de:
-comptes de classe 6 et 7 d'une part.
-comptes des classes 1,2,3,4,et 5 d'autres part.
Il est conseillé de garder ce feuillet qui fait aussi quelques vérifications.
En cas de détection d'erreur, il est judicieux d'en rechercher la raison et de la corriger.
les autres feuillets
C'est à vous d'en créer ou de modifier les feuillets du fichier de démonstration en fonction de vos comptes et de vos souhaits.
Voir l'astuce plus haut de cette page pour facilement copier les formules.
Remarque: Les formules fonctionnent avec les noms de plage du tableur donnés plus haut.
Quelques détails
Fonction du tableur pour accéder aux données des feuillets contenant les fichiers liés.
ce qu'on veut:
sur une ligne du tableur
1ère colonne: numéro du compte
à saisir ou à recopier à partir de la feuille lib
2eme colonne sur la même ligne: le libellé du compte
3eme colonne sur la même ligne: un montant du compte (généralement le solde)
clic sur 2eme colonne de notre ligne
La fonction miracle (presque)) du tableur est:(pour 2eme colonne libellé)
=RECHERCHEV(A6;libc;2;0)...(version anglo-saxonne) VLOOKUP(A6;libc;2;0)
A6 = notre 1ère colonne (clef de recherche)
libc = nom de la plage des libellés de la feuille lib
2 = 2eme colonne de la plage libc = résultat de notre recherche
0 mettre toujours zéro
Pour 3eme colonne de notre état = solde du compte
=RECHERCHEV(A6;bal;3;0)
A6 = notre 1ère colonne (clef de recherche)
bal = nom de la plage balance de la feuille bal
3 = 3eme colonne de la plage bal = résultat de notre recherche
0 mettre toujours zéro
Problème
si dans notre 1ère colonne on a un numéro de compte inconnu on obtient: #N/D dans les colonnes 2 et 3.
Pour la colonne libellé ça signifie que le compte n'existe pas dans notre plan comptable donc on corrige.
Pour la colonne solde ça signifie que le compte n'existe pas dans notre balance et c'est courant
(il n'y a pas encore d'écritures sur ce compte).
C'est gênant car le tableur ne fait plus les calculs.
Il faut modifier nos fonctions miracles
colonne 2
=SI (ESTERREUR (RECHERCHEV(A6;libc;2;0));"inconnu";RECHERCHEV(A6;libc;2;0))
si compte inconnu, on aura 'inconnu' à la place du libellé
colonne 3
=SI (ESTERREUR (RECHERCHEV(A6;bal;3;0));"";RECHERCHEV(A6;bal;3;0))
si compte absent de la balance , on aura une cellule vide à la place du solde et le tableur peut faire les calculs.
(version anglo-saxonne) =IF (ISERROR (VLOOKUP(B6;libc;2;0));"inconnu";VLOOKUP(B6;libc;2;0))
Format des cellules du tableur pour afficher débit ou crédit
#\ ###\ ##0,00" c";#\ ###\ ##0,00" d"
USAGE DES ÉTATS (résumé)
Vos états étant définis, pour les consulter mis à jour avec les dernières saisies,
il faut recréer à partir de la fonction 'Liaison' de vergisc le fichier balxxx.csv
pour les libelles si le plan comptable a été modifié recréer le fichier libcxx.csv.
Ces 2 fichiers sont définis dans votre fichier tableur.
Quand vous ouvrez votre fichier état du tableur répondre "oui" à la liaison.
Si le fichier est déjà ouvert
menu tableur ---> edition --->liens --> selection du ou des fichiers -->actualiser --> fermer