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VERGIFAC - SAISIE FACTURE

Menu -> bouton 'Saisie Facture'.

Une donnée est validée par la touche 'retour' ou TAB. Les données numérique (montants) n'acceptent que des chiffres
et une marque décimale ( ',' ou '.').
Fenetre Saisie Factures

============= EN-TÊTE FACTURE =============

======= Ligne déroulante Facture_0, Devis_1, etc
Choisir dans la liste le type de document à saisir.
Les choix possible sont:
Facture_0
Devis_1
Proforma_2
Command_3
Xxx_4
Ce choix a pour but d'afficher dans l'impression le type du document.
Il n'a aucune influence sur la saisie.
Le libellé imprimé est défini dans la fenêtre 'Codes' (voir plus loin).

======== Numéro
Donnée libre où l'utilisateur saisit son numéro de facture selon la codification qu'il souhaite.

========= Date
Lors du chargement de la fenêtre 'saisie Facture' la date affichée est la date du jour, c'est à dire celle de l'ordinateur.
Si la date est modifiée, l'utilisateur devra vérifier pour la facture suivante si c'est toujours la bonne date.
Saisie sous forme jj/mm/aa où jj, mm,aa sont numériques et correspondent à une date réelle.
si aa est omis, c'est l'année en cours qui est prise. séparateurs possible '/' ou '.'.
exemple: 2.3.15 -> 02/03/2015 --- 4.9.14 -> 04/09/2014 -- 8.12 -> 08/12/AAAA (= année en cours)
30.2.15 -> erreur -- 31/11 -> erreur

adresse destinataire

========= Client / Adresse
Sert à charger l'adresse du destinataire du document enregistrée dans sa fiche du fichier client.
La donnée 'client' peut être laisser à blanc. Dans ce cas, il faut saisir les données adresses (si besoin).
Si la clef client est correcte, sa validation entraine l'affichage de l'adresse.
Il est très utile d'activer la fenêtre 'Liste Clients' qui va proposer les clefs clients correspondantes à la saisie en cours. Dans cette liste on clique sur la bonne clef: une fois bouton gauche de la souris, puis bouton droit et enfin sur la ligne 'Charge adresse facturation'.
S'il s'agit d'un nouveau client que l'on veut mémoriser, autant le faire avant tout de suite par la fenêtre 'Saisie Clients' et activer ensuite l'adresse.

=========== LES LIGNES DE FACTURATION ================

Action des boutons lorsque le curseur se trouve sur une ligne du tableau.
_Bouton 'Ins.ligne' insère une ligne vierge (voir plus loin 2ème usage)
_Bouton 'Sup.ligne' supprime la ligne.
_Bouton 'Efface.ligne' Efface le contenu de la ligne.
_'9/100' 9=lignes utilisées par la facture en cours, 100= maximum de lignes possibles.
Menu -> 'Paramètres' ->'Paramètres divers' pour modifier le maximum de lignes.
_Bouton 'Codes'
Active la fenêtre de codes (pour consultation ou les mettre à jour) dont les usages multiples sont expliqués plus bas dans cette page du manuel (entre autres activation de totalisations).
Au cours de la saisie, ces codes sont activés dans la colonne 'Code Produit'.
Les codes de la 'fenêtre de codes' commencent par '.' un point.

lignes detail libelle

== Lignes commentaires ou Titre
La colonne 'Libelle' peut être la seule saisie à des fin de présentation.
Un libelle fréquent peut être activé par un code '.xxx" mémorisé dans la fenêtre Codes.

== Lignes détails = lignes de calcul quantité x Prix unitaire

Pour générer un montant en fin de ligne il faut que soit renseigner:
_Prix unitaire
_Quantité à saisir dans tous les cas.
_Code Taxe (1 caractère obligatoire). Les codes et valeurs de TVA doivent être définis au préalable (Menu -> 'Paramètres' -> 'Taux TVA'.
Dans le cas où un montant n'est pas soumis à la TVA, il est possible de définir un code TVA avec un taux de 0%.

Autres données en principe nécessaires:
_Libelle
_Unité (facultatif)

produit vers ligne facture

_Code Produit
Si laissé à blanc, il faut saisir toutes les informations précédentes.
On se positionne sur une ligne vierge.
Sert à charger une ligne d'un produit (ou service) enregistré dans le fichier produit.
Si le code produit est correct, sa validation entraine l'affichage de la ligne avec les informations renseignées dans la fiche produit.
Il est très utile d'activer la fenêtre 'Liste Produits' qui va proposer les codes produits correspondants à la saisie en cours. Dans cette liste on clique sur le bon code: une fois bouton gauche de la souris, puis bouton droit et enfin sur la ligne 'Vers ligne facture'. Le bouton 'Ins.ligne' change de couleur (linux) et de libellé qui devient 'Ins.PROD'. On clique sur ce bouton pour afficher la ligne dans la 'saisie facture'.
Attention la ligne réceptrice est la ligne vierge dans laquelle on a cliqué en dernier sur la colonne 'Code Produit'.

Remarques importantes
Une ligne produit affichée automatiquement peut être modifiée ou complétée. D'où les conséquences suivantes:
Les informations d'un produit chargées à partir du fichier produits ne seront pas actualisées automatiquement si on a modifié la fiche produit correspondante. Il faut recharger le produit.
Si on remplace ou resaisit un code produit sur une ligne déjà saisie, les anciennes informations de cette ligne sont remplacées par les nouvelles. Par contre si le premier produit était multiligne il faudra effacer ou supprimer les lignes supplémentaires.

=========== Lignes Calculs (total hors taxes, taxes, total toutes taxes,total intermédiaire)

totaux

Le déclenchement est provoqué par la saisie d'un code dans la colonne 'code produit'.
A l'usage, l'utilisateur doit se souvenir des codes essentiels.

== code '.ttt'
L'usage de ce code concerne une saisie de lignes détails avec des montants hors taxes. Il doit être saisi en dessous de toutes les lignes détails.
Ce code va déclencher sur plusieurs lignes:
-affichage d'un trait
-calcul du total hors taxes.
-calcul de (ou des) taxe(s).
-affichage d'un trait gras.
-calcul du total toutes taxes.

== code '.eee'
L'usage de ce code concerne une saisie de lignes détails avec des montants toutes taxes. Il doit être saisi en dessous de toutes les lignes détails.
Ce code va déclencher sur plusieurs lignes:
-affichage d'un trait gras.
-calcul du total toutes taxes.
-calcul de (ou des) taxe(s) et du montant hors taxes correspondant.

== code '.tex'
L'usage de ce code concerne une facture SANS taxes (export).
Il doit être saisi en dessous de toutes les lignes détails.
Ce code va déclencher les lignes:
-affichage d'un trait gras.
-calcul du total sans taxes.

En fonction de sa facture l'utilisateur code le total par un seul des codes '.ttt' OU '.eee' OU '.tex'.

== code '.tpp'
Ce code permet de calculer des totaux intermédiaires.
Il peut être saisi plusieurs fois selon le désir de l'utilisateur.
Le total calculé est le total des lignes détails au dessus du code:
-total en remontant jusqu'à la ligne précédente codée avec '.tpp'
-pour la première ligne '.tpp' total depuis la 1ère ligne de la facture.

== code '.spag' (n'est pas un code calcul mais à se souvenir)
Ce code agit uniquement à l'impression de la facture (et pour une longue facture multipage). Il force un saut de page pour améliorer la présentation.
A l'usage ce code est inséré après avoir visualiser l'impression.

En fait il y a d'autres codes, mais dans un usage classique du programme, il n'est pas nécessaire de les mémoriser car ils sont générés automatiquement et figurent dans la fenêtre 'Codes'.

=============== Fenêtre 'Codes' (bouton 'Codes')

Dans cette fenêtre on retrouve pour mémoire les codes que l'on vient d'étudier.
.ttt , .eee, .tex, .spag
==Codes .tht, .tax, .ttc, .ttx, .tpp
Chacun de ces codes a un libellé que l'utilisateur peut modifier à son grès.
Ces libellés seront ceux qui seront générés dans la facture.
==Codes .doc0, .doc1, .doc2, .doc3, .doc4
Chacun de ces codes a un libellé que l'utilisateur peut modifier à son grès.
Il concerne le type de documents saisis (facture, devis,etc) sélectionné par la ligne déroulante du début de la saisie.
Ils sont utilisés pour l'impression finale.
exemples
Devis_1 c'est le libellé de la ligne .doc1 qui sera choisi.
Xxx_4 c'est le libellé de la ligne .doc4 qui sera choisi.

IMPORTANT
Tous les codes précédents de cette fenêtre (jusqu'à .doc4) ne doivent pas être modifiés, seuls leur libellé peuvent l'être.
Pour le code .tax le libellé ne doit pas dépasser 20 caractères.

==Codes .xxx
Les autres lignes sont à la disposition de l'utilisateur pour mémoriser des lignes de libellés qu'il utilise souvent dans sa facture.
Il choisit un code qui doit commencer obligatoirement par '.'.
Il saisit son libellé. Si le libellé se poursuit sur la ligne suivante, il faut saisir '+' dans la colonne suite.
REMARQUE Il existe une autre possibilité d'imprimer systèmatiquement un texte quelconque (mention légales ou autres) en l'incluant dans le fichier de commande de la mise en page.

IMPORTANT
Après des modifications dans la fenêtre 'Codes' ne pas oublier le clic sur le bouton 'SAUVE' pour pouvoir les conserver.

======= Boutons du haut 'Saisie Facture'

boutons

== Efface tout
Toute la saisie est effacée pour pouvoir saisir une autre facture (ou un autre document). Les données sont perdus, sauf si on les a sauvées avant ('Sauv.doc' voir plus bas).
Vérifier la date et le type du document suivant qui va être saisi.

== Sauv.doc
Permet d'enregistrer toute la saisie de la fenêtre 'Saisie Facture'. (sauf la date)
Finalités principales:
- Mémoriser l'ébauche des documents les plus fréquents.
exemple: ébauche de facture courante avec les mentions habituelles. On charge ce fichier avant de commencer
la saisie et on saisit les informations nécessaires.
- Mémoriser un devis pour le transformer plus tard en facture.
- Mémoriser une saisie inachevée pour la compléter plus tard.
Clic sur le bouton donne accès à la fenêtre d'enregistrement de fichiers.
L'utilisateur saisie le nom du fichier à sauvegarder.

== Recharg.doc
Permet de recharger la saisie sauvée par 'Sauv.doc'.
Attention: vérifier date et type du document ( devis devient facture par exemple)
IMPORTANT: Les données issues des fichiers clients et produits ne sont pas actualisées.
Les calculs ne sont pas non plus actualisés, tant que l'on ne fait aucune modification dans les lignes détails.
Concrètement les calculs sont refaits:
_en insérant ou supprimant une ligne détail (qui peut être une ligne vide).
_en modifiant une ligne détail.
Particulièrement entre un devis et la facture si on a modifié le taux de TVA qui a changé.

== Fic Mis en page
Permet de choisir un fichier des paramètres de mise en page.
(voir le manuel impression).
On peut définir un fichier par défaut:
Menu principal -> Paramètres -> Paramètres divers.

== Impression
Clic sur le bouton déclenche la mise en page du document saisi dans un fichier de type pdf, active le programme d'affichage de fichier pdf.
L'utilisateur vérifie son document final.
C'est OK:
-Impression sur papier à partir du programme d'affichage pdf.
-Une boite de dialogue propose d'archiver le document final dans le dossier 'histo-fac'. Cela permet de le retrouver pour l'imprimer ou pour le joindre à un mail.
Sinon:
On peut relancer l'impression AUTANT DE FOIS QUE NECESSAIRE.(*)
- après modification de la saisie
- après changement ou modification du fichier de mise page.
Le fichier de mise en page est un fichier texte qu'il suffit d'ouvrir dans un programme d'éditeur de texte, de le modifier et de le réenregistrer avant de relancer l'impression, facilitant grandement la mise au point.
(voir le manuel impression).
(*)_ Sur linux (Ubuntu et Evince afficheur de pdf) le fichier pdf modifié est automatiquement actualisé.
_Sur Windows ( Acrobat Reader afficheur de pdf) le fichier n'est pas actualisé tant que acrobat reader est actif. Donc entre deux essais, il faut fermer acrobat reader.